Beaucoup de ludothèques et d’artothèques commencent par Excel. C’est normal : c’est là, ça ne coûte rien, et pour vingt jeux ça marche. La question n’est pas « Excel est-il mauvais ? ». C’est : à partir de quand il vous fait perdre plus de temps qu’il n’en fait gagner.
Ce qu’Excel fait très bien
Tenir une liste. Compter un stock. Préparer un tableau pour l’assemblée générale une fois par an. Partager un fichier entre deux personnes qui se parlent tous les jours. Si votre fonds est petit, que les prêts se notent au cahier, et que personne ne cherche un jeu depuis chez soi, un tableur reste un allié.
Où ça commence à coincer au comptoir
Le matin, quelqu’un prête. L’après-midi, quelqu’un d’autre rend. Le fichier n’est pas le même, ou il l’est mais la cellule « rendu le » n’a pas été mise à jour. Un jeu circule, personne ne sait chez qui. Les relances partent « quand on y pense ». Les réservations vivent dans la tête de l’équipe, ou dans un deuxième onglet.
Ce n’est pas un échec du tableur. Excel n’est pas fait pour un flux de prêts et de retours, avec plusieurs mains, plusieurs exemplaires, et un adhérent qui attend devant le comptoir.
Ce qu’un logiciel de circulation change
Un logiciel métier comme LendEasy met au même endroit le catalogue, les exemplaires, les adhérents, le prêt et le retour. La relance n’est plus un copier-coller. La réservation n’est plus un post-it. L’historique d’un jeu ou d’un adhérent se relit sans reconstituer la feuille.
Ça ne remplace pas votre jugement : qui a le droit d’emprunter, combien de temps, quels jeux sortent. Ça enlève surtout la reconstruction manuelle entre deux bénévoles.
Signes qu’il est temps de changer
- Deux versions du fichier circulent, et personne n’est sûr de la bonne.
- Les retards se gèrent à la mémoire, ou le week-end.
- Préparer les chiffres d’activité prend une soirée.
- Un nouveau bénévole met trop longtemps à « comprendre le tableur ».
- Vous avez une artothèque ou un second site, et les colonnes explosent.
Ce qu’on ne promet pas
LendEasy n’est pas un logiciel universitaire surdimensionné, ni un tableur amélioré. C’est un outil de circulation au comptoir, pour ludothèques et artothèques. Les tarifs, le multi-site et l’essai de 30 jours sans carte sont sur la page tarifs. Les questions courtes sont dans la FAQ.